Ik val maar meteen met de deur in huis ...
Check jij ook als eerste ‘s morgens je e-mail?
Ik weet dat het verleidelijk is. Ik bedoel: het is daar, op je telefoon of computer. Waarom niet snel even kijken wat er binnen gekomen is terwijl je sliep? Kan geen kwaad, toch?
Fout.
Wat gebeurt er onmiddellijk? Je gaat van wakker worden met een helder hoofd, naar denken over alle nieuwe dingen die je gedaan wilt krijgen die dag. Je opent een sluisdeur en je kans om het meest belangrijke werk te doen glijdt verder en verder weg.
Deze start vergt een flinke hersteltijd. Slechts een kort berichtje kan je planning van je dag doen vernietigen. Over stress gesproken!
De waarheid is dat er erg weinig in je inbox zit dat niet even kan wachten, zelfs een uur. Ja, ik zeg een uur! 60 minuten. Dat is alles.
Hier zijn enkele goede redenen waarom je zou stoppen met het checken van je e-mail als eerste in de morgen.
De eerste uren zijn je meest productieve van de dag
We hebben allemaal natuurlijke energie en aandachtniveaus die fluctueren gedurende de dag. De meeste van ons zijn op onze piek vroeg in de ochtend, wat vermindert naar het midden en later in de ochtend. Heb je werk dat het beste van je aandacht nodig heeft, laat je e-mail dan niet dat moment en je beperkte energie opslurpen.
Onwetendheid is een zaligheid voor productiviteit
Zolang je onwetend bent van alles wat er gaande is in je inbox, kun je jezelf richten op wat voor jou belangrijk is. Zelfs al heb je hier alleen maar een begin aan gemaakt, in ieder geval heb je dan vooruitgang geboekt vóór de andere dingen het overnemen.
Het is niet ‘jouw’ to-do lijst
Als je e-mail checkt, loop je het risico dat je dingen doet die andere willen die je doet - zelfs als het gewoon een antwoord of informatie geven is. Met andere woorden, de e-mails die je krijgt zijn de to-do-lijstjes die andere voor je maken. Wie is er nou verantwoordelijk voor jouw tijd, jijzelf of degene die je e-mailt?
Er is geen vastgestelde tijdlimiet
Als ik je zou vragen hoeveel tijd je met je e-mail bezig bent als je deze eenmaal hebt geopend, dan kan het goed zijn dat je het waarschijnlijk niet weet of dat het werkelijk onderschat. Soms zal het zelfs de hele ochtend zijn. Zet een tijdlimiet voor je e-mailtijd. Dit zal je dwingen om beslissend en medogenloos te zijn. Laat de e-mail niet meer tijd in beslag nemen, dan dat je jezelf kunt veroorloven.
Het wekt verwachtingen
Maar ik moet mijn e-mail wel checken. Mensen verwachten dat als eerste ding. Dat hoor ik heel vaak. Weet je waarom mensen dit verwachten? Waarschijnlijk omdat je dat altijd doet en zij hieraan gewend zijn geraakt. We leren mensen wat ze van ons kunnen verwachten. Stop met checken en reageren als eerste in de ochtend en het zal niet meer van je verwacht worden.
Stop ermee om e-mail topprioriteit te maken van je dag. Dat is wat je werkelijk doet als je deze checkt voordat je iets anders doet. Werk eerst aan een belangrijke taak. Serieus. Gewoon één ding voordat je de e-mail opent.
Als de rest van de dag ontspoort heb je tenminste één belangrijke taak afgehandeld.
Geen e-mail als eerste in de ochtend en je krijgt meer gedaan.
Do better, get organized.
Elke maand een tip van onze partner Ingrid van der Locht Professional Organizer
PDCU werkt!
